Una din activitatile mari consumatoare de timp in contabilitate este arhivarea.
Cum arhivam in contabilitate facturile emise si cele primite ?
Noi recomandam intocmirea a doua dosare separate :
- dosarul de achizitii in care se arhiveaza facturile de cumparari in ordine cronologica; in functie de perioada fiscala (luna sau trimestrul) se listeaza/intocmeste jurnalul de cumparari care se arhiveaza deasupra facturilor de cumparare. Apoi se aseaza facturile lunilor urmatoare, samd. Este bine sa mai fie bifat inca o data jurnalul de cumparari cu facturile existente fizic si sa fie pastrata in dosar ordinea in care apar in jurnal.
- dosarul de vanzari se arhiveaza in mod similar, facturile se listeaza in ordinea emiterii, iar la final de perioada se listeaza jurnalul de vanzari.
Fiind vorba de facturi (documente care au anumite elemente obligatorii care trebuie respectate) este bine ca la inregistarea lor in contabilitate sa verificam respectarea acestor elemente.
In mod special trebuie sa acordam atentie atributului fiscal al furnizorului/beneficiarului (daca este sau nu cu RO) si daca observam erori la intocmire sa solicitam refacerea lor.
